Schritt-für-Schritt-Anleitung für effektives Fraud-Management

In Zeiten zunehmender Digitalisierung und verschärfter regulatorischer Vorgaben wie der DORA-Verordnung (Digital Operational Resilience Act) ist ein robustes Fraud-Management für Banken und Sparkassen essenziell. Finanzinstitute sehen sich nicht nur wachsenden Bedrohungen durch Betrugsversuche ausgesetzt, sondern müssen auch ihre operationale Resilienz gegenüber Aufsichtsbehörden nachweisen.

Schritt 1: Ausgangspunkt – Wie gut kennen Sie Ihre Gefährdungslage?

Der erste Schritt besteht in der vollumfänglichen Erfassung aller geschäftsrelevanten Prozesse mit erhöhtem Betrugsrisiko – vom Zahlungsverkehr über Kontoeröffnungen bis hin zu Kreditvergaben. Dabei sollten Schwachstellen sowohl auf Prozess-, Produkt- als auch Systemebene identifiziert werden.

Diese Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für eine fundierte Gefährdungsanalyse, wie sie auch durch DORA gefordert wird. Führen Sie hierzu beispielsweise ein internes Audit durch, um eine objektive Bewertung Ihrer Prozesse unter Berücksichtigung der Compliance zu erhalten.

Schritt 2: Kontrollmechanismen auf dem Prüfstand

Im zweiten Schritt gilt es, bestehende Kontrollinstrumente systematisch auf Wirksamkeit zu überprüfen. Das umfasst interne Kontrollen, das Vier-Augen-Prinzip, Authentifizierungsverfahren sowie Erkennungs- und Eskalationsprozesse.

Ziel ist es, bestehende Lücken zu schließen und die Effizienz der Prüfsysteme zu steigern, ohne den operativen Betrieb unnötig zu belasten.

Schritt 3: Zielbild entwickeln – So sieht ein zukunftsfähiges Fraud-Management aus

Ein modernes Anti-Fraud-Zielbild vereint organisatorische Klarheit mit technologischer Intelligenz. Dabei kommen Technologien wie Advanced Analytics, Machine Learning und KI-basierte Verhaltensanalysen zum Einsatz, um verdächtige Muster frühzeitig zu erkennen. Parallel müssen Zuständigkeiten, Meldewege und Entscheidungsbefugnisse klar geregelt sein.

Der DORA-Leitgedanke der Widerstandsfähigkeit gegen IKT-bezogene Bedrohungen spiegelt sich hier direkt wider.

Schritt 4: Menschen befähigen – Schulung, Awareness und Reaktion im Ernstfall

Technik allein verhindert keinen Betrug. Mitarbeitende müssen wissen, welche Anzeichen auf Betrug hindeuten und wie sie im Verdachtsfall reagieren sollen. Dazu braucht es regelmäßige Schulungen und Trainings zu Betrugsmustern, Eskalationswegen und Verantwortlichkeiten.

Eine gut dokumentierte Reaktionsstrategie zahlt zudem auf die Nachweisfähigkeit im Sinne von DORA ein.

Schritt 5: Kulturfrage – Wie Banken eine Anti-Fraud-DNA etablieren

Ein effektives Fraud-Management-System lebt von der Unterstützung durch die gesamte Organisation. Die Führungsetage muss Integrität vorleben, Whistleblower-Meldewege sollten etabliert und breit kommuniziert sein. Nur wenn die Belegschaft hinter den Maßnahmen steht, entfalten diese ihre volle Wirkung auch im Sinne der von DORA geforderten Sicherheitskultur.

Schritt 6: Monitoring & Reporting – Vom Reagieren zum Vorbeugen

Laufendes Transaktions-Monitoring, Echtzeit-Erkennung verdächtiger Muster und automatisierte Risikoeinstufungen sind heute Stand der Technik. Verdachtsmomente müssen nicht nur erkannt, sondern auch gesetzeskonform dokumentiert und gemeldet werden.

Im Rahmen von DORA zählen diese Reportings zur regulatorischen Resilienzstrategie.

Schritt 7: Regelmäßige Weiterentwicklung statt Einmal-Maßnahme

Bedrohungen entwickeln sich weiter und das sollte Ihr Fraud-Management auch. Regelmäßige Audits, Lessons Learned aus Vorfällen und technische Updates müssen zum Standard gehören. Nur so bleibt das System aktuell, wirksam und konform mit den Anforderungen von DORA und Co.

Fazit: Resilienz ist kein Zustand, sondern ein Prozess

Ein gutes Fraud-Management ist kein Projekt mit Anfang und Ende, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Wer die oben genannten Schritte konsequent umsetzt, erhöht nicht nur die Sicherheitslage, sondern schafft Vertrauen bei Kunden, Mitarbeitenden und Aufsichtsbehörden. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Ihr System auf den Prüfstand zu stellen, bevor es jemand anderes tut.